Privacyverklaring

1. Wie is verantwoordelijk?

Ray Consultancy is verantwoordelijk voor de persoonsgegevens die we voor onze eigen website, aanvragen en klantadministratie gebruiken. Heb je een vraag over privacy, mail dan naar info@rayconsultancy.nl.

2. Welke gegevens gebruiken we?

Als je contact opneemt, verwerken we je naam, e-mailadres, bericht en eventueel je bedrijfsnaam, telefoonnummer en gekozen onderwerp. Het contactformulier vraagt alleen naam, e-mailadres en bericht verplicht. Je kunt ook rechtstreeks mailen.

Bij een opdracht kunnen daar contactpersonen, offerte- en opdrachtgegevens, factuurgegevens en relevante correspondentie bij komen. De website en het formulier kunnen technische gegevens registreren, zoals IP-adres, tijdstip, bezochte pagina, browser en apparaat, voor de afhandeling, beveiliging en het oplossen van fouten.

Deel via het contactformulier geen identiteitsbewijs, BSN, wachtwoorden, medische informatie of andere gevoelige gegevens. Hebben we bijzondere informatie nodig, dan spreken we een geschikte manier van delen af.

3. Waarom mogen we dit verwerken?

Je wordt door het contactformulier niet ingeschreven voor nieuwsbrieven of reclame. We gebruiken je aanvraag om je vraag op te volgen. Bij nieuwe doelen beoordelen we eerst of die zijn toegestaan en informeren we je waar nodig.

4. Hoe lang bewaren we gegevens?

We bewaren gegevens niet langer dan nodig. De volgende bewaartermijnen vormen het uitgangspunt:

• Contactaanvragen zonder vervolgopdracht: tot 6 maanden nadat de vraag is afgehandeld.
• Gewone klantcorrespondentie en projectinformatie: gedurende de samenwerking en tot 2 jaar na afronding, tenzij een concrete reden een andere termijn vereist.
• Fiscale basisadministratie: in beginsel 7 jaar volgens de wettelijke administratieplicht. Een langere wettelijke termijn gaat voor waar die van toepassing is.
• Bewijs bij een concreet geschil of rechtsvordering: zolang redelijkerwijs nodig voor dat geschil en de toepasselijke verjaringstermijn, beperkt tot relevante stukken.

Voor technische beveiligingslogs en back-ups gelden de onderstaande, nog in te vullen termijnen. Verwijderde gegevens in back-ups worden volgens de back-upcyclus overschreven en niet voor gewone bedrijfsvoering gebruikt.

5. Met wie delen we gegevens?

Alleen als dit nodig is, delen we gegevens met leveranciers voor hosting, e-mail, websitebeheer, administratie en de uitvoering van een opdracht. Met partijen die uitsluitend namens ons verwerken, maken we passende verwerkersafspraken. We kunnen gegevens delen als de wet dat verplicht. We verkopen geen persoonsgegevens.

Het contactformulier gebruikt Fluent Forms op onze WordPress-website. Inzendingen worden in de website opgeslagen en als bericht aan ons doorgestuurd. De pluginlicentie op zichzelf betekent niet dat de maker alle inzendingen ontvangt.

Als gegevens buiten de Europese Economische Ruimte terechtkomen, moeten passende waarborgen gelden, bijvoorbeeld een geldig adequaatheidsbesluit of de Europese standaardcontractbepalingen, waar nodig aangevuld met extra maatregelen.

Van toepassing op onze leveranciers: [VUL IN: landen buiten de EER, gebruikte doorgiftewaarborg en hoe je informatie daarover kunt krijgen; of bevestig dat geen doorgifte plaatsvindt]

6. Beveiliging, cookies en besluiten

We treffen passende technische en organisatorische maatregelen om gegevens te beschermen, zoals beperkte toegang, beveiligde verbindingen en onderhoud van de website. Welke maatregelen passend zijn, hangt af van het soort gegevens en de risico’s.

Deze verklaring gaat uit van een website met alleen noodzakelijke cookies en zonder analytische of advertentietracking. Meer informatie staat in het cookiebeleid.

In de afhandeling van dit contactformulier nemen we geen uitsluitend geautomatiseerde besluiten met juridische of vergelijkbaar ingrijpende gevolgen voor jou.

7. Welke rechten heb je?

Je kunt vragen om inzage, correctie of verwijdering van je gegevens. Onder de wettelijke voorwaarden kun je ook beperking van de verwerking of overdracht van gegevens vragen. Je kunt bezwaar maken tegen verwerking op basis van een gerechtvaardigd belang. Als we toestemming gebruiken, kun je die op ieder moment intrekken; eerdere rechtmatige verwerking blijft dan geldig.

Mail je verzoek naar info@rayconsultancy.nl. We kunnen passende aanvullende informatie vragen om zeker te weten dat het om jouw gegevens gaat. Stuur niet uit jezelf een kopie van je identiteitsbewijs.

We reageren in beginsel binnen één maand. Bij een complex verzoek kan die termijn wettelijk met maximaal twee maanden worden verlengd; we laten dat binnen de eerste maand weten en leggen uit waarom.

Naam, e-mailadres en een bericht zijn nodig om je formulieraanvraag te behandelen. Andere velden zijn vrijwillig. Zonder de noodzakelijke gegevens kunnen we mogelijk niet reageren of geen overeenkomst uitvoeren.

Ben je ontevreden over de verwerking, neem dan gerust contact op. Je mag ook rechtstreeks een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens of de bevoegde toezichthouder in je land.

8. Wijzigingen en contact

Als onze werkwijze verandert, passen we deze verklaring aan. Bij belangrijke wijzigingen informeren we je aanvullend als dat nodig is. Bovenaan staat de datum van de versie. Voor vragen kun je mailen naar info@rayconsultancy.nl.